Vaak zijn we te bang

Jelle RinzemaHartmansblogs0 Comments

Over de schrijver
Luuk Donderwinkel

Luuk Donderwinkel

Facebook

Je kent ze ongetwijfeld: de kadernota’s, de uitvoeringsplannen en de memo’s waarin in een mooie volzin staat geschreven dat er tijdens het project ‘transparant en open’ gecommuniceerd gaat worden. Tot zover de theorie. De praktijk: Zodra het uitgevoerd moet gaan worden, gaan de oogkleppen op en de deuren van het gemeentehuis dicht. Van ‘transparante en open communicatie’ naar ‘informeren, maar alleen als het echt moet.’

Vaak zijn we te bang. Bang voor de reacties van inwoners, voor de reacties van organisaties, voor de reacties vanuit de gemeenteraad. Ja, reacties krijgen we steeds vaker. En die reacties zijn ook steeds ongenuanceerder. Door de komst van social media bijvoorbeeld, heeft iedereen een podium gekregen. De reflex is dan vaak om in onze schulp te kruipen. Een reflex die ik nooit begrepen heb. Waarom nemen we inwoners en organisaties juist niet meer mee in WAAROM we dingen doen zoals we ze doen, in plaats van ze alleen maar te laten weten DAT we dingen doen?

License to operate
Bij commerciële organisaties is het uitleggen van het ‘waarom’ al meer gemeengoed. Een paar jaar geleden werden er nog vaak cadeautjes gegeven om de klant tevreden te stellen als ze een klacht hadden. Een waardebon bijvoorbeeld, of een bak snoep. Tegenwoordig zie je steeds meer dat bedrijven laten zien ‘waarom’ ze dingen op een bepaalde manier doen, in plaats van dat ze hun gedrag ‘goedmaken’. Daardoor krijgen mensen begrip voor het handelen van bedrijven. In de wereld van het maatschappelijk verantwoord ondernemen noemen ze het verkrijgen van begrip en vertrouwen ook wel de ‘license to operate’. Vrij vertaald: de toestemming van je omgeving om de dingen te doen zoals je die doet. Pas als inwoners en organisaties vertrouwen hebben in je handelen, verdien je de license to operate.

Waarom doen we wat we doen?
Bij de overheid ontbreekt deze license to operate vaak nog. Het vertrouwen in de overheid lijkt nog te broos. Om het vertrouwen van inwoners en organisaties te winnen, is het essentieel om nog veel meer uit te leggen dan dat we nu doen. Nog te vaak komt communicatie pas aan het eind van een traject. Gecommuniceerd wordt er pas wanneer het besluit is genomen en inwoners, raad en pers ‘moeten’ worden geïnformeerd over dat besluit.
Een voorbeeld uit de praktijk gegrepen: Het dunnen van bossen (ja, zo heet dat nu eenmaal). De communicatie gaat vaak als volgt:

Wij gaan volgende week het bos dunnen. Dat betekent dat er bomen gekapt gaan worden. Vanwege de werkzaamheden zijn wandelpaden x en x zijn van xx t/m xx niet bereikbaar.

Het resultaat: boze inwoners die de gemeente ervan beschuldigen dat zij niets om groen geeft.

Hoe de communicatie ook kan:

De komende periode gaan wij het bos dunnen. Door het dunnen kan het bos zich ontwikkelen. Sommige bomen worden gekapt, zodat de betere of speciale bomen meer groeiruimte krijgen. De structuur van het bos wordt ook gevarieerder: er zijn dichte en open stukken en grote en kleine bomen. Dat verbetert ook de leefomstandigheden voor dieren. De boswachter gaat de bomen die gekapt worden in de komende weken alvast merken met een kruis. Wilt u meer weten over het merken van de bomen en het bosbeheer? Dan kunt u met de boswachter mee op excursie. Neem dan contact op met …

Als extraatje zou je nog een video kunnen posten op je sociale media waarin de boswachter het een en ander uitlegt.

Ok, het voorbeeld is misschien wat zwart-wit, maar in essentie is dit wel wat er gebeurd. In beide gevallen worden er bomen gekapt, maar wanneer je vertelt waarom je de dingen doet, en je inwoners zelfs de mogelijkheid biedt om erbij te zijn, krijgen mensen vertrouwen dat je als overheid de goede dingen doet. Ze begrijpen waarom je doet wat je doet. En dat zorgt voor een wereld van verschil in de twee geschetste situaties. Daarbij ben ik ervan overtuigd dat je ook als overheid fouten mag maken, zolang je daar ook maar eerlijk voor uitkomt. Sterker nog: als je uitkomt voor je fouten, maakt dat je alleen maar sterker.

We nemen vaak nog niet de tijd om op deze manier te communiceren. Ja, het kost tijdens het proces wat meer tijd. Maar de tijd nemen om uit te leggen wat je aan het doen bent, voorkomt dat je aan het eind van proces tig keer zoveel tijd (en geld) kwijt bent aan claims en het recht praten van wat je hebt gedaan. We doen de dingen omdat we ervan overtuigd zijn dat het goed is voor (de omgeving van) onze inwoners. En dat mogen we ze ook best vertellen.

Reageer op dit artikel